Oggi un fornitore di un cliente della mia azienda – sollecitato via email ad eseguire delle attività che avevo richiesto 10 giorni prima, sempre tramite email – mi ha chiesto di accompagnare le mie email con una telefonata in modo da evitare “disguidi”. In altre parole, con una telefonata, dovrei assicurarmi che la mia email venga recapitata correttamente.

Immagino che richieste simili siano state fatte anche a voi. Non è raro imbattersi in persone che fanno una telefonata per avvertire che manderanno un fax, copia della mail che hanno inviato poco prima. Alle volte viene usato anche un piccione viaggiatore.

Nel mio caso il problema è amplificato dal fatto che il fornitore citato… offre servizi web e di telelavoro e che quindi dovrebbe essere molto più a suo agio con la tecnologia rispetto all’artigiano abituato a lavorare con le mani pittosto che con il computer.

Personalmente sono molto infastidito da atteggiamenti di questo tipo sia nella parte di  soggetto attivo (quello che deve fare le  telefonate, i fax e i fischi di backup) che in quella di soggetto passivo (e quindi ricevente dello stesso messaggio in multicanalità).

Mi sembra evidente che questo approccio nell’evitare “disguidi” genera solamente fastidioso RUMORE. Ed il rumore impedisce a chichessia di lavorare bene ed  arreca grave nocumento all’efficienza aziendale.

Mi domando però: se una azienda tecnologica non è confidente nella tecnologia chi potrà mai esserlo? La tecnologia nasce per migliorare la nostra vita; tuttavia se noi la usiamo nel modo sbagliato, o vogliamo ascriverla a modelli pre-tecnologici,  sicuramente ce la complicherà in modo feroce. Penso che il problema vero sia  – purtroppo – la mancanza di una solida cultura sull’utilizzo delle nuove tecnologie ma anche un approccio scorretto nella soluzione dei problemi.

La probabilità che una mail non arrivi è molto molto molto bassa (cultura del mezzo). Il tempo necessario a gestire tutte le mail eventualmente non arrivate è sicuramente e di gran lunga inferiore al tempo che si spenderebbe a fare una telefonata o un fax (sigh!) per ogni mail inviata sommato al tempo che si spenderebbe per gestire (e cestinare) la medesima informazione che arriva – in tempi diversi – da canali diversi.

Parimenti, se qualcuno in passato ha riscontrato molti “disguidi” nella consegna della posta, il problema va affrontato in modo diverso rispetto alla soluzione del “backup”: invece che appesantire il tutto con controlli ridondati, la scelta da fare è quella di risolvere i problemi a monte.  Un ISP che offre un servizio a singhiozzo va evidentemente cambiato. Un tecnico informatico che non sa configurare bene i sistemi va formato. Una linea che spesso è muta va sostituita. E se è il nostro corrispondente ad avere dei problemi sono problemi che lui si deve impegnare a risolvere e non problemi che io devo risolvergli con la mia buona volontà e con il mio tempo.

Mi sembra una riflessione ragionevole: per favore adeguatevi!

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